こんにちは、ふーままです。
先日、こちらの記事で時短勤務なのに仕事量が変わらず毎日残業をしているという話をしました。
それから3ヶ月たった今、毎日残業から週一残業まで減らせることができました！(次の目標は残業ゼロ！)
今回は、残業を減らすために私がやったことについて紹介します。
※私の仕事は、パソコンを使った事務仕事がメインです。同じような仕事をしている方の参考になると嬉しいです。
時短勤務での残業をなくすためにやったこと
自分でなんとかする編 〜仕事の効率化〜
1. 仕事を定型化する
頻度が高い繰り返しの業務は、確認すべき事項や手順をまとめるようにしました。
マニュアル化することで、「まずなにをするんだっけ」という考える時間をなくすことができますし、抜け漏れもなくなるのでミスも減ります。
ただマニュアルを作るのがかなり大変！
当初は残業がさらに増えてましたが、これが完成したら楽になる！と信じて頑張りました。
2. 作業時間の短縮化
ちょっとしたことでも時短になる可能性があることにはどんどんトライしました。
以下に”自分ですぐにできること”、”手間がかかること（他の人も巻き込む必要があること）”に分けて、時短できたことを紹介します。
＜自分ですぐにできること＞
- メールの署名設定
- 単語登録(辞書登録)
- メールのテンプレート作成
- PCのショートカットキーの使用
- 会社で使用しているシステムにある便利機能の使用
PCのショートカットキーやその他の便利な機能はとことん使いましょう！
よく使う文章は辞書登録してしまって二文字程度入力すれば出てくるようにしたり、業務連絡のような送信頻度は高いけど内容はあまり変わらないメールはテンプレートとして保存したり、小さな積み重ねで時間を節約！
単語登録もテンプレート作成も一度設定してしまえばいいだけですし、ショートカットキーもよく使う動きだけ覚えておけばいいので、ハードルは低いです。
＜手間がかかるけど費用対効果が高いもの＞
- やりにくいと感じている作業を改善させる
- 社内の謎ルールや昔からの慣習でやっていることをなくす
私の部署は販売実績を管理している部署なので、よくいろんな部署から「このフォーマットに販売実績を埋めてください」とExcelファイルが添付されて送られてくるのですが、
そのフォーマットが各部署で異なっている、かつ私の部署で管理しているデータのフォーマットとも違いすぎて、入力がかなり大変でした。
そこで、各部署の欲しい情報が網羅され、かつ私の作業も楽になるフォーマットに変えさせてもらうよう各部署と話し合い、調整しました。
変えるまでは大変でしたが、変えてからは作業時間が1/3以下になりました。
あと仕事をしていると、昔からの慣習でめんどくさいやり方になっているものや、謎のルールってありませんか？
そういうものを、「なんでそれが必要なんですか？」「なくしてもいいですか？」とどんどん聞くようにしました。
みんなめんどくさいとおもってるので、案外すんなりなくしてもらえますよ。笑
3. 今日やらないといけない仕事を整理する（優先順位決めとTo do list作成）
通勤時間や仕事を始める5分前とかでいいので、今日やるべき仕事の優先順位お大体の作業時間を決めることで、「まずは何をしようか」という時間がなくなります。
業務時間外に仕事のこと考えたくない！という方は、仕事始まってからの5分でも！
むしろ時短勤務だと退社してからきたメールが溜まっているので、それを読み終わってから優先順位決を決める方がいいかも
4. 10分調べてわからなかったことは聞く
時間は悩んでいる仕事にもよるので目安ですが、調べる・考えるに時間をかけすぎない。
「こんな仕事がきたんですけど、今までどうやってましたか？」と他の人に聞いてみたら、30分かけて悩んでたことがすんなり解決することもあります。
ただ他の人の時間をとることになるので、忙しくない時を見計らうのとある程度は自分で調べて「自分はこうだと思うんですけど」と自分の意見も付け加えましょう。
私はタイミングの悪いときに上司に声をかけたのと、あまり自分で調べずすぐに質問してしまったのとで、「もっと自分で考えて！！」と怒られましたので気をつけましょう(笑)
あと回答してもらったときは感謝の気持ちを忘れずに♪
〜やりたいけどできていないこと編〜
無意味な会議の削減
まだできていないですが、残業削減のためやりたいなぁと思っているのが、”無意味な会議をなくすこと”です。
びっくりするほど会議が多いんですよね。多い時には月の半分は会議があります。
ただ全く喋ることがない会議やその会議をうけてこちらがなにかアクション起こすわけではない会議もかなり多くて・・・
周りの人からは「とりあえず出とくだけで会議の間は自分の仕事しとけばいいよー」と言われるのですが、そもそも会議室を予約したり、自分のスケジュール帳に予定を書き込んだりする時間がもったいない！
それメールで良くない？！という会議はなくしていけたらなぁと思ってますが、上司がなくす気がなさそうなので、戦いになりそうです。
他の人の力を借りる編〜SOSを出す〜
5. 自分の担当ではない仕事は、担当者に振る
自分の担当ではないけど、やろうと思えばできちゃうみたいな仕事ってありませんか？
私の部署は調整役的な仕事が多いせいか、担当外の仕事も依頼されることが多々あります。
そのような仕事は、”ただ誰々に確認する”だけ、”ここの部署とここの部署の話を聞いて調整する”だけといったものが多いのでやろうと思えばできてしまうため、今までやっていましたが、ちゃんと担当の部署にお願いすることにしました。
6. 上司に相談する
上司と会話する際は、うざっ！ていうほど「仕事追いついてないです」「めちゃくちゃ忙しくてしんどいです」とキャパオーバーアピールしてました。笑
それの効果があってか、担当の仕事を減らしてもらえました。
やはりどんだけ仕事を効率化しようとも、仕事量が多すぎたらどうしようもないです。
もしそれで何も解決しないのであれば、人事に相談しようかと思うぐらい追い詰められてました。(上司と気まずくなるので、最終手段ですが…)
どう効率化しても残業が減らない場合は一度上司に相談してみましょう。
まとめ
残業を減らすために以下のことを実施しました。
- 仕事の定型化
- 作業時間の短縮化
- To do list の作成
- わからないことに時間をかけすぎない(人に聞く)
- 担当外の仕事は担当の人に振る
- 上司に相談する
その結果、残業を毎日30分〜1時間していたのが、週に1度30分程度するだけに！
仕事も手一杯でやることがちゃんとできないまま、保育園のお迎え時間ギリギリに迎えに行った後、急いでご飯を作り、子供を寝かせるというサイクルを続けていたときは
食欲もなく、家では常にイライラして、子供や夫に怒りまくっていました。
ですが、残業が減ってからは気持ちに余裕が持てるようになりました。
この記事が皆さんの参考になると嬉しいです。
